Mein Zeitmanagement-Minimal-Prinzip: Notieren Sie sich 3 Aufgaben pro Tag, unabhängig von Ihrer Prioritätenstruktur auf einen Zettel, am besten in ein Notizbuch oder Kalender. Notieren Sie Aufgaben, die Ihnen auf der Seele brennen, die Sie sich gönnen wollen, die einfach sinnvoll sind oder einfach strategisch-langfristig wichtig sind.
Dieser Artikel aus dem Jahre 2013 ist Basis für die 5×3-Methode, die dann zu einem eigenen Buch wuchs.
Auch die beste Ordnung (Outlook, One-Note, Notizbuch-Listen …) und die Strukturierung nach priorisierten Projekten reicht manchmal nicht aus, um den Überblick zu behalten.
Konkret: Jeden Morgen notiere ich 3 Aufgaben in meinen Terminkalender, die ich unbedingt erledigen will (ich nutze den X47-Wochenplaner classic in A6). Und zwar unabhängig von den Aufgabenlisten, die ich in meinem Outlook verwalte, unabhängig von den Ideen-Listen, die ich in MS-Word verwalte, unabhängig von den vielen Ideen-Skizzen, die ich in meinem Notizbuch festhalte.
Manchmal sind es nur ganz kleine Aufgaben, die gar nicht lange dauern (z. B. Termin beim Arzt vereinbaren), vielfach sind es Aufgaben, die einen Abgabetermin haben oder Aufgaben, die unangenehm sind und endlich erledigt sein sollen.
Manchmal sind es aber auch genau die Aufgaben, die dringend gemacht werden müssen – ganz im Sinne der „richtigen“ Priorisierung. Diese stehen dann in meinem Terminkalender.
Hier geht es um Selbstführung, um stabile Orientierung, auch wenn sich die Welt um mich herum turbulent verändert. Diese 3 Punkte sind für mich der Fels in der Brandung. Wie mein Kalender/Notizbuch, in den ich diese Punkte eintrage.
Mein Morgenritual: Aufstehen, Milchkaffe machen, Kalender aufschlagen, im Monatsplaner ein Stichwort eintragen, was gestern das herausragende Ereignis war. Die 3 Punkte des gestrigen Tages prüfen und sich 3 neue Punkte für den aktuellen Tag vornehmen, den Tag durchdenken.
Wo ist der Vorteil? Jeder Tag hat seine eigene Aufgaben-Erledigungs-Dynamik. Mit dem Anschalten meines Email-Programmes beginnt in der Regel eine eigene Dynamik, der man sich kaum entziehen kann. Ich reagiere eher, als dass ich agiere. Da helfen mir auch die vielen sauber geordneten und priorisierten Listen nicht – ich komme vielfach gar nicht dazu, die Listen zu prüfen.
Mit 3 Aufgaben pro Tag halte ich den Kurs und verliere mich nicht im Detail. Ich bewege mich außerhalb des Systems (in meinem Fall Outlook + MS-Word) und werde von der Masse der Aufgaben nicht erschlagen.
Elektronische Hilfsmittel (iPhone, Outlook, etc.) haben unzweifelhafte Vorzüge. Unverzichtbare Vorzüge, doch mein ledernes Notizbuch, mein Kalender ist noch unverzichtbarer.
Ich lebe und arbeite quasi in zwei Welten:
Die eine Welt wird von elektronischen Hilfsmitteln dominiert. Das ist die berufliche Welt. Schnell reagieren. Schnell ablegen. Schnell schicken. Schnell antworten. Hohes Tempo. Hier verliert man sich schnell in Aufgaben, Prioritäten und Entscheidungen.
Dann gibt es aber noch die private, persönliche Welt, in der ganz andere Werte herrschen. Andere Aufgaben, andere Prioritäten – anderes Tempo. Hier geht es um mich, meine persönlichen Ziele, meine Familie. Eine ganz andere Welt. Hier sind Email, Outlook und iPhone nicht das richtige Werkzeug. Hier arbeite ich mit Papier, Bleistift und Leder.
Wenige, handgeschriebene Aufgaben, wenige, sorgfältig eingetragene Termine sind für mich der Rahmen, in dem ich lebe. Zudem notiere ich immer wieder kleine Stichworte in meinen Monatsplaner, die mich an die Besonderheit eines jeden Tages erinnern. So habe ich gleichermaßen ein kleines Tagebuch und kann die letzten Monate und auch die Jahre Revue passieren lassen. Die Zeit vergeht so schnell – so kann man sie wenigstens in der Erinnerung festhalten.
Der Umgang mit seinen Zeit und den wichtigsten Aufgaben ist ein wichtiger Baustein der Persönlichkeitsentwicklung. Ein Konzept der systematischen Persönlichkeitsentwicklung finden Sie in meinem Buch: Das ICH-Management.
Das Buch „Die 5×3 Methode“ erläutert das Prinzip im Detail und ermöglicht damit einen wunderbaren Einstieg in das Zeitmanagement.