Ich habe ein kleines Buch geschrieben – eher eine Arbeitspapier: Die 5×3 Methode für mehr Effizienz im Büro. Was die 5×3 Methode ist und wie man Sie umsetzt …
Die 5×3 Methode ist in der Büropraxis entstanden. Sie nutzt ein Notizbuch oder eine Kladde, ergänzt um ein paar sehr einfache, aber sehr effiziente Regeln. So beherrschen Sie das Chaos!
Die 5×3 Regel lautet: „Notieren Sie an 5 Werktagen jeweils Ihre 3 wichtigsten Aufgaben.“
Weitere Regeln:
- Versuchen Sie, diese drei Aufgaben vorrangig zu erledigen.
- Haken Sie jede Aufgabe ab, wenn Sie fertig sind.
- Schreiben Sie alles in das Buch – keine Zettelwirtschaft.
- Schreiben Sie Telefon- und Sitzungsnotizen in dieses Buch.
- Schreiben Sie alle Aufgaben und Ideen in dieses Buch.
- Archivieren Sie das Buch – als wertvolles Zeitdokument!
Das Werkzeug: die 5×3 Mappe
Um effizient und professionell arbeiten zu können, brauchen Sie auf professionelles Werkzeug. Die 5×3 Mappe im Format A5+ Quer. Im Einzelnen brauchen Sie:
- Eine 5×3 Einlage im Querformat.
- Eine Lederhülle mit Platz für eins, zwei oder drei Einlagen.
- Ergänzende Notizeinlagen (liniert, blanko, kariert, …).
- Ggf. einen Wochenkalender, auch im Querformat.
- Eine Doppeltasche für Karten, Zettelchen, Belege, …
- Eine Doppeltasche mit Schnellhefter-Funktion.
- Ein gutes Schreibgerät.
- Ein Buchband.
- Einen Stifthalter zum Einkleben oder Anklemmen.
Warum die Methode funktioniert.
Im Büroalltag werden Sie mit Informationen und Aufgaben überschüttet. Sie bekommen Emails, Anrufe, Faxe, Briefe, werden auf dem Flur angesprochen, erhalten Aufgaben in Meetings und haben stets wiederkehrende Aufgaben, die an Termine gebunden sind. Vielleicht haben Sie auch eigene Projekte, die Sie vorantreiben müssen. Und Sie haben immer wieder Termine, die nicht vergessen werden dürfen.
Sie müssen Dinge notieren, Sitzungen protokollieren, Konzepte machen und dabei Ihre eigenen Ideen nicht vergessen. Und dass alles in Millisekunden, bitteschön.
Diese Flut muss bewältigt werden, hier müssen Sie den Überblick bewahren. Dabei hilft Ihnen keine Software. Selbst Programme wie Outlook helfen nur begrenzt und sind – selbst wenn Sie 200 Anschläge pro Minute schaffen – manchmal einfach zu umständlich. Sie verlieren den Überblick oder Sie brauchen lange, um sich einen Überblick zu verschaffen – zu lange.
Mit der 5×3 Methode und der 5×3 Mappe schaffen Sie Ordnung, indem Sie sich einen Ruhepol schaffen, eine Brücke, auf der Sie der Kapitän sind und den Überblick behalten.
Darum funktioniert die Methode 5×3:
- Mit den 3 Aufgaben, die Sie sich für jeden Tag vornehmen, steuern Sie sich selbst – halten Sie Kurs und verlieren sich nicht im Detail. Mit der 5×3 Mappe bewegen Sie sich außerhalb der EDV- Systeme (Outlook, SAP, Datev, ..) und werde von der Masse der Aufgaben nicht erschlagen.
- Wenn Sie jeden Tag auch nur 2 von den 3 Aufgaben schaffen, dann werden Sie in wenigen Wochen spürbar weiter dahin gekommen sein, wo Sie hinwollen.
- Wenn Sie genau einen Ort haben, an dem alles steht, was sie sich an diesem Tag notiert haben, dann wissen Sie immer, wo Sie suchen müssen und verlieren garantiert keinen Zettel mit einer wichtigen Information, gewinnen Sicherheit und sparen viel Zeit.
- Wenn Sie schnell etwas aufschreiben können, weil Sie nicht erst die richtige Stelle in Ihrem PC-Programm gefunden haben, dann werden Sie alles aufschreiben, nichts mehr vergessen und viel Zeit sparen.
- Wenn Sie am Ende des Tages jeden Punkt auf Ihrer Liste abgearbeitet haben, dann wissen, Sie, dass Sie nichts vergessen haben.
- Wenn Sie die wesentlichen Dinge, Ziele und Checklisten immer an diesem Ort wissen, dann haben Sie den Überblick immer in Ihrer Hand. Das macht souverän.
18/06/2014 @ 20:23
Super Artikel! In ähnlicher Weise verwende ich den Wochenkalender Quer in meinem X47 A6-Slimline.
So habe ich an 7 Tagen in der Woche den Fokus auf meine Most Important Tasks / Tagesziele.
11/07/2015 @ 17:33
Nicht immer – aber immer öfter nutze ich 3×5. Im Büro vor dem PC ist das Notizbuch quer ein guter Ideenspeicher. Der Fokus ist auf 3 wichtige Sachen gesetzt. Verzetteln fast ausgeschlossen. Kommt ein Telefon, gleich der richtige Ort für eine Notiz. Am Abend ist es ein gutes Gefühl, wenn ich sehe, was ich doch alles erledigt habe. Ein Bürotagebuch! Zur Zeit bin ich viel zu Hause. Da benutze ich es eher als 3xX, gerade wenn ich viel erledigen möchte. So verliere ich nicht den Überblick. Ein gute Erfahrung für mich: Immer eine Doppelseite pro Tag benutzen, so komme ich nicht in Platznot. Das ebook „Die 3×5 Methode“ wartet noch darauf, gelesen zu werden.
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