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Aufgaben-Listen / Todo-Listen führen: Ordnen nach Baustellen – mit Outlook #0043

Zeitmanagement ist Aufgabenmanagement. Wie geht man mit Aufgabenlisten um, die sich täglich verändern und mehr als 50 Punkte beinhalten?

HeaderWas sind Aufgaben? Ich definiere eine Aufgabe als eine Aktivität, die in weniger als einer Stunde abgearbeitet werden kann. Sie entstehen bei unterschiedlichen Auslösern (Kollegen, Chef, eigene Ideen, Kunden, …). Wenn man nur 5 Aufgaben zu erledigen hat, dann hat man diese im Kopf. Bei 10 Aufgaben sollte man sich eine Liste machen – dann bekommt man einen Überblick.

Aber was macht man bei 20 Aufgaben, bei 30 Aufgaben, gar 50 oder 100? Dann reicht eine Liste nicht aus. Das ist bei mir der Fall.

Quintessenz: Wenn man mehr als 20 Aufgaben zu bewältigen hat, lautet die Kernfrage nicht: „Welche Aufgabe muß ich als nächstes bearbeiten, sondern: Welche Baustelle muß ich als nächstes bearbeiten?“

Plauderei aus dem Nähkästchen

Ich plaudere nun mal aus dem Nähkästchen: Meine beiden Firmen X47 und X17 sind klein und der Chef muß selbst aktiv mithelfen – ich kann nicht nur delegieren und kontrollieren. Ich bin also ein Spielertrainer – muss leiten, aber auch aktiv mitspielen. Mein Bereich ist das Marketing und die Produktentwicklung. Und auch die Geschäftsführung, das lässt sich nicht delegieren. Zudem bin ich ein Mensch, der gerne mal eine Idee hat und diese auch gerne einmal ausprobiert. Wenn ich eine Aufgabenliste erstellen würde, in der alle Ideen und Möglichkeiten des Marketings enthalten wären, wäre diese bestimmt 3 Meter lang. Wenn ich beginnen würde, diese Aufgabenliste von oben nach unten abzuarbeiten, brauche ich bestimmt 1 Jahr reine Arbeitszeit – die neuen Ideen, die dabei entstehen gar nicht mitgerechnet. Ich würde also nie fertig werden. Das geht vielen so. Das ist gut, weil man jeden Tag viele schöne Dinge zu tun hat, das ist schlecht, weil man eigentlich nie fertig wird und das Gefühl hat, etwas geschafft zu haben.

Für mich ist die tägliche Kernfrage: Was mache ich heute zuerst? Beantworte ich die Emails? Erarbeite ich den Katalog? Verfolge ich eine neue Idee? Schreibe ich einen Blogeintrag? Kümmere ich mich um meine Mitarbeiter? Pflege ich die Website? Baue ich einen Prototypen für ein neues Produkt? Kümmere ich mich erst einmal um X47 oder um X17? Oder hake ich bei den verschiedenen Baustellen nach und treibe diese voran? Ich lebe also in ständiger Überforderung.
Hier zeige ich Ihnen, wie ich damit umgehe.

Vier Schritte zur Bewältigung Ihrer Aufgaben

In meinem Buch „Zeitmanagement- Zeit optimal nutzen“ stelle ich die 4 Schritte-Methode vor. Im Schritt 2 geht es um die Zuordnung von Aufgaben zu Aufgabengruppen – hier kommen die „Baustellen“ ins Spiel.Vier Schritte zur Bewältigung Ihrer Aufgaben

Wie entstehen Ihre Aufgaben?

  1. Routineaufgaben
    Sie gestalten Ihren Alltag. Sie müssen für Essen sorgen, für die Kinder, für die Kleidung, für die Wohnung – das sind alles Routineaufgaben, die täglich entstehen, die man bewältigen, aber meist nicht verwalten muß. Sie sind gut organisiert, erledigen die Routine täglich wiederkehrend.
  2. Ideen, Gedanken, Inspirationen:
    Sie haben eine Idee und wollen diese umsetzen.
    Gestalten der Wohnung, Schreiben eines Briefes, Ausprobieren eines neuen Rezeptes, … Wo auch immer die Idee herkommt, vielleicht haben Sie in einer Zeitschrift geblättert, vielleicht entstand die Idee aus einem Gespräch oder vielleicht hatten Sie eine Eingebung – die Idee ist da – Sie will umgesetzt werden.
  3. Probleme:
    Sie haben einen Engpass und müssen den beseitigen.
    Vielleicht tropft der Wasserhahn, das Auto klappert eigenartig, vielleicht ist der TÜV fällig. Sie müssen reagieren, um Schlimmeres abzuwenden oder die Funktionsfähigkeit wieder herzustellen.
  4. Aufträge.
    Sie bekommen einen Auftrag, eine Bitte, eine Anfrage … Eine Bitte aus Ihrer Familie, von Ihren Kindern, Eltern oder von Ihrem Partner oder einem Freund ist ein Auftrag. Auch eine Anfrage vom Kunden, Chef oder Kollegen ist ein Auftrag, also eine Aufgabe.

Schritt 1: Aufgaben filtern (Kurzcheck)

Aufgaben werden im ersten Schritt gefiltert. Betrifft die Aufgabe Ihren Bereich? Wenn nein, ist auch nichts zu tun. Dauert sie weniger als 4 Minuten – dann sollte man sie schnell erledigen. Was dann übrig bleibt muß bearbeitet werden.

Schritt 2: Aufgabenlisten erstellen -> besser: Aufgaben „Baustellen zuordnen“

Das Wesen einer Aufgabe ist es, weitere Aufgaben nach sich zu ziehen. „Eine Aufgabe bleibt selten allein“. Sie beginnen mit einer Aufgabe und daraus ergeben sich Detailaufgaben oder Folgeaufgaben – vielfach müssen Sie auch nachhalten, das etwas zugeliefert wird.
Für den Fall, dass Sie einer Flut von Aufgaben gegenüberstehen, also 20 oder mehr Aufgaben haben, sollten Sie die Aufgaben im zweiten Schritt geschickt ordnen und bündeln. Nur so behalten Sie den Überblick. Ich nenne Aufgabenbündel gerne „Baustellen“.

Definition „Baustelle“: Eine Baustelle kann nach meiner Definition ein Aufgabenblock, ein Projekt, ein Themengebiet oder einfach eine Menge von Aufgaben sein, die der Erreichung eines oder mehrerer Ziele dienen. Ich unterscheide:

  1. Kurzbaustellen (… umfassen Aufgabenfolgen)
    Hierzu gehören: Leads, Delegation von Aufgaben, Aufträge, Bestellungen und die „Warten-auf …“ Reminder. Eine Aufgabe kann mit einer Antwort erledigt sein. Wenn aber andere Personen beteiligt sind, dann braucht man ein System, was sicherstellt, dass eine Initiative von Ihnen auch bis zum Ende getrieben wird. In dieser Kategorie sammle ich alle kleinen Aufgaben, die ich nicht aus dem Auge verlieren möchte: Ich schicke einem Blogger ein Produktmuster und will sehen, wie der Blogeintrag geworden ist. Ich delegiere eine Aufgabe an einen Kollegen und will nachhalten, das die Aufgabe erledigt wird – das wird immer dann eine Baustelle, wenn die Aufgabe wichtig ist, wenn die Aufgabe nicht sofort erledigt werden muß oder wenn der Kollege nicht sonderlich zuverlässig ist. Bei „Getting-Things-Done“ wird eine Rubrik „Warten auf … „ geführt.
  2. Großbaustellen ( …erfordern viele Ressourcen)
    … ist eine Aufgabenblock der viel Aufwand erfordert. Er kann auch mehrere Kurzbaustellen umfassen. Wenn ich ein neues Produkt entwickle, dann besteht das aus 16 Schritten – vom Prototypen über Fotos machen bis zur Veröffentlichung auf der Website. Das ist eine Großbaustelle – dauert ein Jahr oder mehr.
  3. Dauerbaustellen (… erfordert immer wieder Aufmerksamkeit)
    … sind Baustelle, die immer wieder regelmäßig pro Monat auftaucht. Das kann ein Jour Fixe sein, oder ein Projekt, was nicht intensiv ist, aber lange läuft. Bei mir ist das das Marketing meiner Bücher, die Betreuung meiner Nutzerprofile in den Blogs oder die Betreuung des Fachhandels. Eine Dauerbaustelle dauert lange, hat aber ein natürliches Ende.
  4. Routine-Baustellen (… taucht regelmäßig auf)
    … sind etwas, was immer wieder auftaucht. Bei mir sind das Monatsreportings, Quartalsabschlüsse und der Jahresabschluß mit Inventur.

3. Schritt: Aufbereiten: Priorisieren, Notieren, Kennzeichnen

Während Sie im Schritt zwei nur ÜBERLEGT HABEN, zu welcher Baustelle die Aufgabe gehört, machen Sie es im dritten Schritt auch physikalisch: Sie tragen die Aufgaben oder Baustellen – dafür gibt es verschiedene Medien (Notizbücher, Karteikarten, Word, Wonderlist, OneNote, MeineZiele, …). Ich nutze Outlook (s.u.).

Wenn Sie jede eingehende Aufgabe einer „Baustelle“ zuordnen, dann passiert etwas Wunderbares: Sie bekommen einen Überblick über Ihre Themenfelder, können auf höherer Ebene priorisieren und haben auf einmal endlich wieder das Gefühl, zu wissen, was zu tun ist und was man verschieben kann. Sie können dann auch die Baustellen wieder in Relation zueinander setzen und so priorisieren oder Großbaustellen bilden.

Wie und womit arbeite ich persönlich?

Womit ich persönlich arbeite? Ich arbeite auf zwei Ebenen: die Meta-und Steuerungsebene und die operative Arbeitsebene. In der Meta- und Steuerungebene arbeite ich mit Papier und Bleistift und meinem MaBook nach der 5×3 Methode. Im Tagesgeschäft arbeite ich mit Outlook. Outlook liegt bei mir in der Natur der Sache – ich arbeite hauptsächlich mit Emails – meine Hauptarbeit ist Kommunikation. Und deswegen schicke ich mir auch gerne selbst eine Aufgabe – per Email – dann bleibe ich in einem System.

Natürlich können Sie auch mit anderen Systemen arbeiten. Da gibt es viele Alternativen – aber da ich 95% aller Aufgaben via Email hereinbekomme, ist es naheliegend in dem System zu bleiben. Das einfachste System ist meist das stabilste System.

Bevor ich mit dem Konzept der Baustellen gearbeitet habe, hatte ich Chaos. Selbst mein geliebtes Notizbuch und mein Kalender haben mir nicht mehr helfen können – es war zu viel. Ich versuchte, Ordner auf meiner Festplatte anzulegen, ich arbeitete mit der Gliederungsstruktur von Word, ich versuchte mich mit One-Note – es half nichts – ich war ständig „landunter“.

Nun bin ich (meist) wieder entspannt – ich habe mir eine Baustellenstruktur eingerichtet:

Baustellen1

Ich verteile alle meine eingehenden Emails in meine „Baustellen-Ordner“. Kommt eine Email herein, die ich bearbeiten muß, aber nicht einsortieren kann, dann eröffne ich einen neuen Baustellenordner. Das kann ich all denjenigen empfehlen, die viele unterschiedliche Themen zu betreuen haben. Ich habe gestaunt, wieviele Themen ich im Auge behalten muß. Kein Wunder, dass ich den Überblick veror und viele Chancen liegen lassen musste – einfach weil ich nicht nachhaken konnte.

So geht es – praktische Tipps:

Meine Baustellenordner lege ich immer mit einer voranlaufenden Nummer aus – so vermeide ich das ständige Suchen nach dem Alphabet – ich kann so auch die Priorität und die Reihenfolge gut festlegen und immer wieder ändern. Ich vergebe die Nummern von 99 abwärts – je wichtiger, desto kleiner die Nummer, weil diese dann oben in der Liste erscheinen. Ich gruppiere auch gerne Themen in 10er Schritten.
Es ist auch sinnvoll, die Nummerierung öfter mal zu verändern – immer wenn sich die Bedeutung verändert, verändert sich auch die Position von 1 bis 100.
Die Nummern von 00 bis 10 reserviere ich für meine TOP 10 Baustellen.
Zusätzlich zu den Baustellenordnern lege ich natürlich auch weitere zweckmmäßige Ordner an (EDV, Personal, Web 2.0, …).

Baustellen

Der Vorteil: Warum man Baustellen definieren sollte

Der Tipp lautet also: Ordnen Sie Ihre Aufgaben definierten Baustellen zu. Aufgaben Sie können prüfen, ob die Aufgabe in Ihren Bereich fällt, ob es Ihre Baustelle ist.

  1. Sie erkennen, welche Aufgaben zusammen gehören.
  2. Sie werden nicht von der Menge an Aufgaben überrollt.
  3. Sie fragen sich automatisch, welchem Ziel die Aufgabe dient.
  4. Ihre Aufgabenliste wird übersichtlich.
  5. Sie erkennen, an wie vielen Aufgaben Sie arbeiten.
  6. Sie können Informationen, Unterlagen,, weitere Aufgaben, Emails, … direkt zuordnen. Sie wissen sofort, wo Sie die Information ablegen müssen, was zu wem gehört.
  7. Sie finden Informationen und Aufgaben sofort wieder.
  8. Sie können alle Aufgaben innerhalb der Baustelle leicht priorisieren.
  9. Sie können die Baustellen selbst priorisieren und damit sicher entscheiden, was zu tun ist und vor allem: Was nicht unbedingt getan werden muss.
  10. Sie können die Baustellen priorisieren, ggf. verschieben.
  11. Sie haben die Motivation zum Abschluß einer Baustelle.
  12. Sie haben ein Zufriedenheitsgefühl.
  13. Sie haben eine Checkliste zum Abhaken – ist die Baustelle geschlossen?
  14. Wenn Sie innerhalb von Outlook bleiben, dann ist eine Reminder-Email schnell geschrieben.
  15. Sie haben eine Historie – für erfolgreich abgschlossene Baustellen (s.u.)

Ist der Stresspegel zu hoch, stellt man sich die Frage:

„Welche Baustelle kann ich schieben oder abgeben?“
Nicht: „Welche Aufgabe kann ich weglassen oder schieben!“

Baustellen dienen Zielen

Eine Baustelle dient immer einem oder mehreren Zielen. Diese Ziele sollte man für jede Baustelle kennen – und sich stets vor Augen führen, wenn man eine Aufgabe zu bewältigen hat. Das Denken in Baustellen und deren Zielen ist wichtig, weil es – lachen Sie nicht – schon vorgekommen ist, dass sich die Ziele ändern – und die Baustellen dennoch bleiben. Manchmal wird eine Baustelle sinnlos, wenn sich die Rahmenbedingungen oder Unternehmensziele ändern.

Tipp: Analysieren Sie die Zahl Ihrer Baustellen. Welche Themen bearbeiten Sie? Es gilt: Jede Aufgabe gehört zu einer Baustelle. Können Sie eine Aufgabe keiner bereits bestehenden Baustelle zuordnen, dann definieren Sie eine neue Baustelle, hinterfragen Sie sie und legen Sie die Ziele der Baustelle fest.
Sie werden erstaunt sein, an wie vielen Fronten Sie kämpfen!

Tipp: Legen Sie die Baustellen gleich richtig an!

  1. Ordner in Ihrem E-Mail-System (Outlook o.ä.)
  2. Bei größeren Baustellen legen Sie auch einen Dateiordner auf dem Rechner an
  3. Manchmal empfiehlt sich auch zudem ein Ablagekorb für Papier (ggf. Mappe oder Ordner)

Ablagestruktur nach Jahrgängen

Ich habe eine große Freude daran, erledigte Baustellen zu sammeln. Das mache ich auch mit der Ordner-Struktur von Outlook. Alle erledigen Baustellen kommen in den Jahresordner – am Ende des Jahres weiß ich, was ich gemacht habe. Ein gutes Gefühl!

Baustellen-Historie

 

4. Schritt: Abarbeiten: Durchdenken, Bearbeiten – Erledigt

Jetzt haben Sie Ordnung und können saubere Prioritäten setzen. Ich arbeite ja u.a. nach der 5×3 Methode, d.h. jeden Tag notiere ich mir die drei wichtigsten Todos in meinem MaBook. Und hier taucht dann auch die eine oder andere Baustelle wieder auf. Also entweder wird die Bearbeitung der Baustelle im Tagesgeschäft angestoßen oder ich nehme mir die Bearbeitung der Baustelle vor – dann erscheint diese in meinem Terminplaner.

Quintessenz: Wenn man mehr als 20 Aufgaben zu bewältigen hat, lautet die Kernfrage nicht: „Welche Aufgabe muß ich als nächstes bearbeiten, sondern: Welche Baustelle muß ich als nächstes bearbeiten?“

Wenn Sie mehr zum Thema Zeitmanagement finden Sie in meinem Buch „Zeitmanagement – Zeit optimal nutzen“.

Zum Schluß

Dieses Vorgehen ist für alle diejenigen geeignet, die fast alles via Email machen. Es gibt weitere gute Tools, die bei einer Aufgabenmengen von über 50 Aufgaben gute Dienste leisten. Da kann ich Ihnen den toolblog empfehlen. Zu Aufgaben-Listen ist natürlich noch viel zu sagen und zu fragen:

  • Sollte man alle Aufgaben aufschreiben?
  • Soll man die Aufgaben abhaken?
  • Papier oder Eektronik?
  • Wie vermeidet man lange Aufgabenlisten?
  • Darf man mehrere Medien nutzen? Notizbuch/Outlook/Word/Zettel/Wonderlist/….

So, das war mein Beitrag. Ich würde mich freuen, wenn Sie den Artikel bewerten oder mir einen Kommentar schrieben.

Eine andere Art, eine Todo-Liste mit Outlook zu führen beschreibt mein Kollege Dr. Stephan List in seinem Toolblog: Wie Sie die One-Minute-To-Do-List auf Papier führen. Dort wird die Vorgehensweise nach Michael Linneberger vorgestellt.

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4 Kommentare

  1. Christoph Freiburger

    20/11/2015 @ 15:40

    Hallo Herr Büttner,
    wie legen Sie die Baustellen denn im Outlook an, damit Sie auch auf einen Blick sehen, was wann fällig wird? Eine Sammelübersicht, die die Fälligkeitsdaten aus verschiedenen Outlook Ordnern filtert, finde ich nicht.

    Die Filter beziehen sich immer nur auf einen Ordner und wenn ich immer jeden Ordner ansehen muss, ob heut etwas fällig ist, ist das sehr nervig.

    Dies ist auch der Grund, dass ich Outlook Aufgaben seit einiger Zeit nicht mehr nutze, was ich eigentlich sehr schade finde. Ich nutze sonst Outlook auch für alles andere.

    Antworten
    • Hallo Herr Freiburger,
      die Fälligkeiten werden bei mir nicht in Outlook verwaltet, sondern in meinem Terminplaner.
      Sie könnten Fälligkeiten „31.8.“ auch in den Namen der Baustelle integrieren – das gäbe eine grobe Richtung.
      Aber die Fristen der Baustellen sind bei mir klar. Da ich die Baustellen täglich im Auge habe, klappt das ganz gut.
      Die Baustellen sind nach Wichtigkeit und nicht nach Dringlichkeit sortiert.

      Antworten
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