Machen Sie für sich den Zeitmanagement-Test: Wie geht es Ihnen in Bezug auf Ihre Zeit? Haben Sie Ihr Zeitmanagement im Griff? Sind Sie überfordert? Dieser 3-Minuten-Test gibt Auskunft und Tipps.
Seien Sie hinreichend selbstkritisch. Die meisten Menschen glauben, wenig Zeit zu haben und unter Zeitnot zu leiden. Im Laufe des Lebens erkennen Sie dann aber, dass Sie mit 25 glaubten, schon am Limit zu sein, mit 35 aber erkannten, dass man seine Zeit einfach nur ausgelastet hat, aber nicht wirklich ausgelastet war. Mit 45 kommen Sie erstmals wirklich an Ihr Limit und erinnern die Zeitnutzung mit 35 als entspannt und wenig intensiv.
Machen Sie einen einfachen Test, mit dem Sie den Grad Ihrer Zeitarmut abschätzen können. Bearbeiten Sie die folgende Tabelle. Kreuzen Sie die für Sie in Frage kommenden Kästchen an und schätzen Sie ab, in welcher Spalte Sie am meisten Kreuze gemacht haben: A, B, C, D oder E.
Im unteren Teil stehen dann erste Empfehlungen – quasi ein grober Hinweis. Liegt Ihr Schwerpunkt in den Spalten A und B, so ist alles noch in Ordnung. Sie haben eigentlich keinen Handlungsbedarf. Noch keinen.
Liegt Ihr Schwerpunkt im Bereich C und D, dann kommen Sie mit „Zeit sparen“, einer härteren Priorisierung oder mal einer Sonderschicht am Abend oder am Wochenende ganz gut über die Runden.
Liegt Ihr Schwerpunkt allerdings bei der Spalte E, so haben Sie dringenden Handlungsbedarf. Natürlich können Sie durch Nutzen der Zeitsparpotentiale durch harte Priorisierung oder durch Sonderschichten Zeit gewinnen, aber …. irgendwo ist eine Grenze!
Sonderschichten halten Sie je nach Alter und Konstitution und Unterstützung in der Familie ein oder zwei Monate aus. Das darf aber keine Dauerlösung sein.
Sollte sich Ihre Situation über Monate nicht ändern, so bleibt Ihnen nur, einen oder mehrere Mitarbeiter einzustellen oder an andere Ressourcen zu delegieren (Freelancer). Ist das nicht möglich, denken Sie daran, die Reißleine zu ziehen:Wechseln Sie den Job.
Man kann immer mal für ein paar Monate durch die Zeitarmuts-Hölle gehen, aber wenn man seine körperliche und geistige Gesundheit erhalten will, dann muss man handeln.
Bei der Priorisierung der Aufgaben hat sich das Baustellen-Prinzip bewährt. Sie sortieren alle Aufgaben einer übergeordneten Baustelle zu. Dadurch erkennen Sie, an welchen Themen Sie arbeiten und können auf dieser Ebene priorisieren. Streichen oder verschieben Sie ganze Baustellen – das schafft Entlastung.
Eines noch zum Thema Priorisieren: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass bei der Priorisierung viele Emotionen im Spiel sind: „Die Baustelle ist nicht wichtig, aber ….“ und dann beginnen die emotionalen Argumente:
- … ich habe es doch versprochen …
- … wenn nicht jetzt, wann dann …
- … die Gelegenheit ist gerade so günstig …
- … wie stehe ich denn da, wenn ich das absage …
- …
Der schärfste Priorisierungsfilter ist die Frage:
„Wenn ich diese Baustelle
nicht oder nicht jetzt
erledige?
Was passiert dann?
Was kann schon passieren?“
Denken Sie diese Frage für jede Baustelle konsequent bis zum Ende durch.
Mehr über Zeitmanagement finden Sie in meinen Büchern „Zeit optimal nutzen“ und „Die 5×3-Methode„. Der Umgang mit sich, seiner Zeit und seinen Ressoucen ist ein wichtiger Baustein der Persönlichkeitsentwicklung. Ein Konzept der systematischen Persönlichkeitsentwicklung finden Sie in meinem Buch: Das ICH-Management.